QuickScan – Hoe stimuleer je sociale veiligheid?

In een gedragscode staan gedragsregels hoe medewerkers binnen een organisatie met elkaar, klanten en eigendommen van het bedrijf om moeten gaan. In een gedragscode moet duidelijk staan wat de regels zijn met betrekking tot ongewenst gedrag en hoe hier naar wordt gehandeld. Het moet duidelijk zijn wat bedoeld wordt met ongewenst gedrag, hoe de organisatie dit ziet en hoe hiermee wordt omgegaan.

Zorg dat de gedragscode bij alle medewerkers bekend is en maak het tot onderdeel van het (aanvullende) arbeidsvoorwaardenreglement, zoals een personeelshandboek waarnaar verwezen wordt. Neem het daarnaast mee in sollicitatiegesprekken en functioneringsgesprekken, zo hou je als werkgever de code levend. Andere manieren om de gedragsode te communiceren zijn informatiebijeenkomsten, campagnes of het delen van artikelen op het intranet.

Een klachtenprocedure/regeling is een nog niet verplicht onderdeel van het PSA -beleid. Toch is een klachtenprocedure/regeling een goed middel dat kan bijdragen aan een veilige werkomgeving. Een klachtenregeling ongewenste omgangsvormen is een formele route die medewerkers een extra optie biedt om een melding over ongewenste omgangsvormen aan te kaarten. Dit werkt als het informeel niet lukt om de melding te doen, als de betrokkene bijvoorbeeld niet openstaat om het gesprek aan te gaan. Dus als een persoon ongewenst gedrag ervaart, kan hij op grond van een klachtenregeling een klacht indienen bij de klachtencommissie.

In een klachtenregeling/procedure moet in elk geval het volgende vermeld staan:
A. De manier waarop een klacht kan worden ingediend.
B. De wijze waarop de klacht moet worden behandeld door de klachtencommissie en organisatie.
C. De geldende termijn waarbinnen een klacht moet worden onderzocht.
D. De wijze waarop de betrokken partijen bij een klacht rechtsbescherming genieten.

Bij het opstellen van een klachtenprocedure is het van belang om een klachtencommissie aan te stellen. Zo’n commissie wordt benoemd door de werkgever en is bevoegd om klachten in behandeling te nemen en hier uitspraken over te doen. Dit kan intern of extern geregeld worden. Bij voorkeur dient de klachtencommissie te bestaan uit minimaal 3 personen met in elk geval ervaring in het behandelen van ongewenste omgangsvormen en arbeidsrecht.

Is er bijvoorbeeld een duidelijk stappenplan hoe medewerkers een melding kunnen doen en wat ze daarna kunnen verwachten? Wordt dit herhaaldelijk gecommuniceerd? Staat dit op een vaste plek op het intranet?

De OR heeft instemmingsrecht voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen met betrekking tot de behandeling van klachten van werknemers (artikel 27 lid 1 sub WOR).

Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om hun medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Daaronder vallen agressie en geweld, (seksuele) intimidatie, pesten, discriminatie en werkdruk. Organisaties moeten hiervoor een beleid opstellen en uitvoeren. De aanstelling van een vertrouwenspersoon kan in dit geval een belangrijk onderdeel van het beleid zijn.

Een vertrouwenspersoon wordt aangesteld om medewerkers die ongewenst gedrag ervaren of tonen, op te vangen en te begeleiden. Bij integriteitskwesties kan je ook terecht bij een vertrouwenspersoon. Bedrijven kunnen kiezen voor interne of externe vertrouwenspersonen, dit gaat in overleg met de ondernemingsraad.

Intern – eigen medewerker die opgeleid wordt tot vertrouwenspersoon of speciaal hiervoor is aangesteld.

Extern – bijvoorbeeld via een Arbodienst verlener of brancheorganisatie.

Het is voor bedrijven niet verstandig om naast een bedrijfsmaatschappelijke functie of personeelsfunctionaris, naast de reguliere taak, een functie te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan zorgen voor conflicten met de reguliere taken.

Een goede vertrouwenspersoon is op opgeleid en heeft zich persoonlijk laten certificeren. Hiermee toont de vertrouwenspersoon dat zijn kwaliteiten zijn erkend. Dit wordt gedaan door SKV & Hobéon SKO. Naast het voldoen aan de erkende kwaliteiten, kennis en vaardigheden als vertrouwenspersoon is het van belang dat een vertrouwenspersoon zich kan blijven ontwikkelen. Dit is ook een voorwaarde voor het behouden van een persoonlijke certificering.

Als een organisatie een ondernemingsraad heeft, dan gaat het aanstellen van een vertrouwenspersoon in overleg met de ondernemingsraad. De OR heeft namelijk het instemmingsrecht op het PSA-beleid. Dat betekent dat de OR ook instemmingsrecht heeft op de werkwijze, het profiel en de functiebeschrijving bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

De vertrouwenspersoon is verplicht om meldingen te registreren over ongewenst gedrag en integriteit. Op basis van deze informatie is het van belang dat de vertrouwenspersoon deze resultaten in een jaarverslag voorlegt aan de OR en hierover advies uitbrengt over de aanpak van ongewenst gedrag en integriteit.

Het is van belang dat bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon de vertrouwenspersoon zich zichtbaar maakt binnen de organisatie. Dit kan de vertrouwenspersoon in samenspraak met de organisatie uitvoeren. Er moet een duidelijke plek zijn, bijvoorbeeld het intranet, waar medewerkers in elk geval informatie kunnen vinden over het volgende:

- Wie de vertrouwenspersoon/personen zijn.

- Hoe men de vertrouwenspersoon kan bereiken.

- Wanneer men de vertrouwenspersoon kan bereiken.

- Wat de rol is van de vertrouwenspersoon

- Wat men kan verwachten wanneer hij/zij een melding doet.

- Wat er wordt gedaan met zijn/haar melding (in het kader van vertrouwelijkheid bijvoorbeeld)

- Let op dat een melding anoniem gedaan moet kunnen worden!

Om de vertrouwelijkheid te bevorderen is een meldpunt een goed middel bij het aanpakken van ongewenst gedrag. Het verlaagt de drempel voor medewerkers om bijvoorbeeld een melding te doen van ongewenst gedrag. Een meldpunt is een intern of extern platform of kanaal waar vertrouwenspersonen van de organisatie aan zijn gekoppeld. Hier kan een medewerker (anoniem) een melding doen en bijvoorbeeld kiezen voor een gewenste vertrouwenspersoon.

Zo’n meldpunt kan ook inzichtelijk maken hoeveel meldingen er bijvoorbeeld jaarlijks worden gedaan en wat voor soort meldingen er worden gedaan.

Een fysieke plek waar medewerkers veilig hun verhaal kunnen doen kan bijdragen aan een veiligheidsgevoel. Dit moet een aparte ruimte waar ze niet gehoord en gezien worden door andere collega’s, zodat de kans groter wordt dat ze zich veilig voelen om hun verhaal te doen bij de vertrouwenspersoon.

Het is binnen een organisatie van belang dat leidinggevende het goede voorbeeld moeten geven, zij hebben eerder de mogelijkheid om onderwerpen bespreekbaar te maken en mensen aan te spreken. Zij moeten zich bewust worden van uitingen, signalen en gevolgen van ongewenst gedrag en integriteit. Dit begint bij kennis. Met trainingen over sociale veiligheid kunnen zij zich bewust worden van deze uitingen en signalen, zodat zij leren om dit in hun rol te voorkomen of te bestrijden.

Naast het informeren en creëren van bewustwording van het management over sociale veiligheid is het van belang dat medewerkers op de hoogte zijn wat er gebeurt binnen de organisatie. Als medewerkers weten wat er gebeurt en welke maatregelen er worden getroffen creëert dit sneller vertrouwen en nog meer bewustwording over sociale veiligheid organisatie breed.