QuickScan – Voldoet jouw organisatie aan de wettelijke verplichtingen?

Elke werkgever is verplicht een veilige werkomgeving te creëren en beleid te formuleren op gebied van PSA. Dus wat vind je (visie) als organisatie van PSA op de werkvloer. Welke norm stel je als organisatie voor je bedrijf, hoe werkt je aan het voorkomen van PSA op de werkvloer (preventie), wat doe je als PSA voor komt binnen de organisatie en hoe meet je de mate van PSA in je organisatie. Er moet duidelijk staan vermeld hoe PSA wordt voorkomen of beperkt en wat risico’s kunnen zijn voor jouw organisatie.

In jouw arbobeleid moet in ieder geval het volgende staan:
- Hoe je werkt aan het verminderen van de arbeidsrisico’s op basis van de RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie).
- Het ziekteverzuimbeleid: hoe gaat de organisatie om met zieke werknemers?
- Regeling BHV: hoe heeft de organisatie de bedrijfshulpverlening georganiseerd?
- Er is een preventiemedewerker aangewezen.
- Een protocol voor ongewenste omgangsvormen, inclusief klachtenprocedure en klachtencommissie.
- Werkgever moet PAGO aanbieden voor bepaalde werkzaamheden (o.a. geluid, gevaarlijke stoffen, beeldschermwerk)

Een RI&E staat voor Risico-inventarisatie en -evaluatie. Het is een verplicht instrument voor werkgevers in Nederland om de risico's op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn binnen hun bedrijf in kaart te brengen.

Bij een RI&E worden o.a. de volgende stappen doorgaans uitgevoerd:

- Inventarisatie: Het identificeren van alle mogelijke risico's die werknemers kunnen tegenkomen in hun werkomgeving. Dit kan bijvoorbeeld gaan om fysieke gevaren, zoals onveilige machines, maar ook om psychosociale risico's, zoals werkdruk en pesten. Let op, tegenwoordig moeten ook de grondoorzaken genoemd worden.

- Evaluatie: Na de inventarisatie worden de geïdentificeerde risico's geëvalueerd om te bepalen welke het meest urgent zijn en welke maatregelen er moeten worden genomen om deze risico's te beperken of te elimineren.

- Plan van Aanpak: Op basis van de evaluatie wordt er een plan van aanpak opgesteld waarin staat welke maatregelen er genomen moeten worden, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan, en binnen welke termijn deze maatregelen gerealiseerd moeten zijn.

In de Arbowet is niet vastgelegd hoe lang een RI&E geldig is. Toch is het verstandig je RI&E minimaal 1x per jaar te evalueren om te kijken of hij nog actueel, betrouwbaar en gebaseerd op de laatste stand van kennis/techniek is.

Verandert er iets in je bedrijf wat voor grote risico’s zorgt voor je medewerkers? Pas je RI&E dan direct aan, dit staat in artikel 5 van de Arbowet. Je inventariseert opnieuw welke risico’s er in je bedrijf spelen. Naast veranderingen in je bedrijf, kunnen ook veranderingen in de wet invloed hebben op je RI&E. Het evalueren en bijwerken van het Plan van Aanpak is een continue proces.

Elke organisatie heeft natuurlijk een unieke RI&E, maar er zijn wel een paar eisen volgens artikel 5 van de Arbowet waaraan een RI&E moet voldoen:

A. Een overzicht van de risico’s die het werk binnen de organisatie meebrengt.
B. Een beschrijving van de maatregelen die worden getroffen om deze risico’s en gevaren te beperken. Denk hierbij aan de bronoorzaken.
C. Een extra overzicht van risico’s voor bijzondere categorieën werknemers (bijvoorbeeld voor vrouwen die zwanger zijn)
D. Een beschrijving hoe werknemers toegang hebben tot een deskundig persoon of de arbodienst (denk aan: preventiemedewerkers, bedrijfsartsen, veiligheidsdeskundigen, arbeids- en organisatiedeskundigen en arbeidshygiënisten).
E. Een bijhorend plan van aanpak met maatregelen om de risico’s te voorkomen of te beperken. Bij elke maatregel moet ook worden beschreven binnen welk termijn deze wordt uitgevoerd en wie hiervoor verantwoordelijk is.
F. Iedere werknemer moet kennis kunnen nemen van de RI&E.

In de meeste gevallen is een organisatie verplicht om zijn RI&E te laten toetsen. Als dit niet verplicht is, raden we je alsnog aan om deze te laten toetsen, omdat dit ervoor zorgt dat alle onderdelen goed zijn meegenomen. Ook kan het zijn dat vanuit certificeringseisen een toetsing verplicht is. Eén van de grootste risico’s in elke organisatie is psychosociale arbeidsbelasting. Het is daarom verplicht om dit risico mee te nemen in je RI&E. Om de huidige stand van zaken op gebied van PSA binnen jouw organisatie in beeld te krijgen is het nodig onderzoek te doen onder de medewerkers.

Er zijn een paar situaties waarin toetsing niet verplicht is:
- Wanneer jouw personeel bij elkaar opgeteld voor maximaal 40 uur per week personeel in dienst heeft (de werkgever telt hierin niet mee, stagiaires weer wel)
- Als je maximaal 25 medewerkers (aantal personen/ arbeidsovereenkomsten niet Fte) in dienst hebt en gebruik maakt van een RI&E-instrument erkend branche-instrument. Gebruik je een instrument dat een icoontje heeft met RI&E en een groene vink? Dan is dat instrument erkend.

Een RI&E met bijhorend Plan van Aanpak kan in een organisatie pas in werking treden na instemming van de ondernemingsraad. Dit staat in artikel 5, lid 6: werknemers hebben via het instemmingsrecht van de ondernemingsraad inspraak in het vaststellen van de RI&E en het plan van aanpak. In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat de OR instemmingsrecht heeft op o.a. regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim en het re-integratiebeleid (artikel 27 lid 1 sub d). Dit houdt in dat de werkgever de instemming van de OR moet verkrijgen voordat er wijzigingen kunnen worden doorgevoerd in bijvoorbeeld het arbobeleid, ziekteverzuimregelingen, of re-integratieprotocollen.

Dit is een onderzoek gericht op de medewerkers van een organisatie. Met dit onderzoek wordt inzichtelijk waar de medewerkers schade opgelopen hebben (mede) door het werk. Met de uitvoering straal je als werkgever betrokkenheid uit naar de werknemers. Er zijn verschillende onderzoeken mogelijk. Zo’n onderzoek wordt vaak uitgevoerd door de Arbodienst. In de PAGO worden alleen aspecten van de gezondheid onderzocht die een relatie hebben met de gevaren en risico’s in het werk.

Indien een werkgever 50 werknemers heeft is het verplicht om vast te leggen hoe met interne melding van een vermoeden van een misstand wordt omgegaan. De eisen waaraan deze procedure moet voldoen staat in artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders. Als je als organisatie minder dan 50 werknemers hebt is het nog steeds van grote waarde om het alsnog geregeld te hebben. De misstanden reiken verder dan grensoverschrijdend gedrag en andere vormen van sociale onveiligheid. Het gaat hier bijvoorbeeld ook over fraude en diefstal.

Heeft de organisatie meer dan 249 werknemers? Dan geldt dat de organisatie een interne meldprocedure moet hebben die voldoet aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders.

Er zijn uitzondering voor organisaties met minder dan 50 werknemers, want sommige werkgevers met minder dan 50 werknemers moeten alsnog voldoen aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders. Voor welke werkgevers dit van toepassing is lees je in artikel 2, eerste en derde lid van de Wet bescherming klokkenluiders.

De werkgever is verplicht om zijn werknemers schriftelijk of elektronisch informatie te geven over:
• De interne meldprocedure
• De manier waarop een vermoeden van een misstand extern gemeld kan worden.
• De rechtsbescherming van een werknemers bij het melden van een vermoeden van een misstand.

Bij een besluit tot vaststellen, wijzigen of intrekken van een interne meldregeling heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht. Dit staat in artikel 27, derde lid, van de WOR. Indien een organisatie niet verplicht is voor het hebben van een OR, dan is het van belang dat de helft van de werknemers moet instemmen bij een besluit op de interne meldregeling.